Tapahtuman suunnittelu
Vaihe 1: Tilaisuuden tarve, tarkoitus, kohderyhmäkartoitus, viestin määrittely, asiasisältö
Tapahtuman tarpeen, tarkoituksen ja viestin määrittely on jokaisen onnistuneen tapahtuman peruskivi. Niiden kautta määritellään selkeä tavoite, johon koko projektilla tähdätään sekä hiotaan projektin pienimmätkin yksityiskohdat. Ilman selkeää tavoitetta tapahtuman tuottavuus kärsii tai jää jopa olemattoman pieneksi. Kun jokaisella projektin työstämiseen osallistuvalla ovat peruselementit kirkkaana mielessä, on helppo tehdä päätöksiä budjettiraamista, kohderyhmästä, sisällöstä ja muodosta. Oikealla suunnittelulla tehokkaampia kohtaamisia ja paras tuotto investoinneille
Kenelle haluamme viestistämme kertoa? Miten välitämme viestin tehokkaimmin valituille kohderyhmille? Esimerkiksi näitä kysymyksiä käymme läpi asiakkaidemme kanssa suunnitteluvaiheessa.
Tehtävämme on auttaa toimeksiantajaamme hahmottamaan tapahtuman tärkeimmät elementit. Haluamme auttaa asiakastamme asettamaan mahdollisimman konkreettiset tavoitteet kohtaamisille sekä ennen kaikkea auttaa niiden saavuttamisessa projektin aikana.
Vaihe 2: Tilaisuuden ideointi, toteutustavan valinta, budjetointi, design management
Ideointi, toteutustavan valinta, budjetointi ja design managementiin liittyvät palvelut keskittyvät tapahtuman muodon ympärille. Rakennetaanko asian ympärille kokonainen seminaari vai kerrotaanko siitä intiimissä ympäristössä, omalla kohtauspaikalla tapahtuman sisällä vai jotain ihan muuta? Entä mistä muodostuu kohtaamisen wow-elementti? Onko se erityisen paljon ajatuksia herättävä alustus, terävä väittely vai kenties kaikkia aisteja koskettava show-tuokio?
Tehtyihin suunnitelmiin perustuva, asiakkaan kanssa yhteisesti sovittu budjetti antaa takuun siitä, että asiakkaamme saa kohtaamisensa elementit parhaalla mahdollisella hinta-laatusuhteella.
Design managementin tarkoitus on tukea ja vahvistaa yrityksen tai tuotteen brändiä tapahtumassa. Miltä kokonaisuus näyttää visuaalisesti? Mitä rakenteita, somisteita ja tekniikkaa käytetään tukemaan määriteltyä tavoitetta? Kuka tapahtumassa esiintyy ja miten ohjelma rakentuu? Edellä mainitut ovat vain esimerkkejä niistä elementeistä, joita käydään läpi design management –kokonaisuutta rakennettaessa.