Tapahtuman tuotanto: Projektin johto, tapahtumajärjestelyt, ohjaus ja jälkihoito
Tapahtumatuotanto kokonaisuudessaan on lukuisia työtunteja sekä satoja puhelinsoittoja ja sähköposteja vaativa urakka kohtaamisen laajuudesta tai mediasta huolimatta. Kokenut tuottaja yhdistettynä hiottuihin prosessimalleihin takaa projektijohdon, jossa pitävät niin aikataulu kuin budjettikin. Keneltä ostetaan, milloin ostetaan, mitä ostetaan ja millä hinnalla ostetaan? Milloin kyseessä oleva tavara tai palvelu pitää olla asiakkaalla, tapahtumapaikalla tai molemmissa?
Tapahtumajärjestäjät kokoavat asiakkaan puolesta suuren ja värikkään palapelin valmiiksi. Tapahtuman aikainen ohjaus vaatii sekunnintarkkuutta, hyvää dramaturgian tajua, kykyä reagoida silmänräpäyksessä yllättäviin tilanteisiin sekä hyvää kommunikointikykyä. Ja parhaimmillaan kaikkea tätä yhtä aikaa!
Kommunikointikyky on avainasemassa, koska tapahtumaorganisaatio on aina ainutkertainen. Siihen kuuluvat niin tarjoilijat, tekniset suunnittelijat ja Suomen ykkösartistit kuin puhujina toimivat kansainväliset yritysjohtajatkin – ja kymmenet muut omien alojensa erityisosaajat. Pääsääntöisesti tapahtuman tuottajan apuna toimivat ohjaaja, lavaohjaaja ja saliohjaaja; isompien kohtaamisten yhteydessä osaajia tarvitaan vielä enemmän.
Tehtyjen käsikirjoitusten ja ohjelman luonteesta riippuu, kuinka tiukalla aikataululla tapahtumassa edetään. Toisinaan väljyyttä ja joustovaraa löytyy minuutteja kun taas toisinaan kaikki on sekunnilleen kirjoitettu ja harjoiteltu. Tapahtuma tai kohtaaminen ei pääty siihen, kun kohderyhmän edustaja on lähtenyt pois paikalta ja valomerkki annettu. Tapahtumajärjestäjä jatkaa vielä pitkään työtään erilaisten jälkihoitoon kuuluvien elementtien parissa.
Kiitoskirjeet tai muut huomionosoitukset kohtaamistilanteessa käyneille, palautteet asiakkaan ja heidän henkilökuntansa edustajilta, jälkimarkkinointitutkimukset sähköisesti tai puhelimitse, kustannusseuranta ja toisinaan myös reklamaatiot jostakin yksittäisestä osa-alueesta ovat vain joitakin esimerkkejä jälkihoidon alle luokiteltavista palveluista. Onnistunut jälkihoito on ratkaisevassa asemassa luotaessa jatkuvuutta asiakkaan ja kohderyhmän väliseen kanssakäymiseen.