Tunnettu suomiräppäri, iso orkesteri, kokenut cover-bändi, näyttävä tanssiesitys, aktivoiva tehtävärata, kaikille tuttu karaoke, humoristinen näytelmä, vaikuttava runonlausuja, letkeää taustamusiikkia vai ei viihdettä lainkaan? Kaikki oikeita ja hyviä vaihtoehtoja, mutta samalla ne voivat olla myös täysin vääriä tietylle kohderyhmälle ja tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Joskus kuulee tilaajan sanovan "Kaikkia ei kuitenkaan voi miellyttää, otetaan se, josta minä pidän". Silloin mennään usein pahasti pöpelikköön.
Ihmiset, eli vieraat ja isännät tekevät aina tapahtuman. Ja oikeat ja viihtyvät ihmiset tekevät onnistuneen tapahtuman. Viihde-elementillä on suuri rooli tapahtuman tunnelman ja tyylin luojana. Viihde nostattaa tunteita ja siksi se aiheuttaakin helposti merkittävimmän muistijäljen tapahtumasta.
Nimiartisti ei ole ole läheskään aina järkevä investointi. Pinnalla olevan artistin palkkio saattaa olla suhteettoman suuri, ja tietylle rajatulle kohderyhmälle se voi olla täysin hukkaan heitetty menoerä. Usein myös tila ja tekniset puitteet rajoittavat viihdevalintaa. Esimerkiksi lyömäsoitinyhtye lasi- tai kivipintaisessa tilassa kuulostaa karmealta. Tai tanssiesitys liian pienellä lavalla ei pääse oikeuksiinsa.
Seurattava ohjelmanumero ei toimi verkottumistilaisuudessa, koska silloin ei jää tilaa keskustelulle. Paremmin tällaisessa tilaisuudessa toimii esimerkiksi tunnelmaan sopiva taustamusiikkikokoonpano tai kustannustehokas tarkasti laadittu soittolista hyväntuulista mekaanista taustamusiikkia. Tai ehkä ratkaisu on persoonallinen DJ neliöiltään haastavassa tilassa, tunnelmaa luomassa.
Asiaa ja viihdettä ei tarvitse välttämättä erottaa. Myös viihteen keinoin voidaan esittää tilaisuuden substanssi. Tämä vaatii vain tarkkaa käsikirjoitusta ja tapahtumien draaman kaaren tajua. Pienikin räätälöinti tekee ohjelmasta ainutlaatuisen ja tuo vieraalle tunteen, että häneen on panostettu. Viihdeohjelma voi olla myös osallistavaa, mutta kannattaa muistaa, että kaikkia ei voi velvoittaa mukaan. Ohjelma on suunniteltava viihdyttäväksi sekä osallistuville että niille, jotka eivät tahdo osallistua.
Viihdevalinnan lisäksi oleellista on myös valitun esiintyjän tai ryhmän perehdytys. On erityisen tärkeää, että kaikki esiintyjät tietävät tarkalleen kenelle ja miksi he esiintyvät. Yritystapahtuma on luonteeltaan aina hyvin erityyppinen kuin esimerkiksi kuluttajille suunnatut konsertit. Osallistuminen tapahtumaan kytkeytyy asiakassuhteeseen eikä esiintyvään artistiin. Tapahtumaan ei tulla esiintyjän vaan kutsuvan yrityksen vuoksi. Se luo osallistujille erilaisia odotuksia ja vaikuttaa heidän käyttäytymiseensä. Artistien on joskus ehkä hieman vaikea ymmärtää kutsuvierastapahtumien luonnetta sekä tarkkuutta, jolla tapahtumat suunnitellaan.
Viihdevalinnalla ja esiintyjillä on hyvin iso rooli tapahtumassa. Kaikki on tarkkaan suunniteltua ja sen myös pitää näyttää siltä, jotta viihde tukee omalta osaltaan ison kokonaisuuden yhteisiä tavoitteita.
