Kongressitoimisto

Apua kongressien järjestämiseen

Tieteellisten kongressien sekä yrityskonferenssien järjestäminen on aikaa vievää ja pitkäjänteistä toimintaa, joka vaatii monien asioiden yhtäaikaista hallintaa, huomioimista ja suunnittelua. Koska kongressin järjestäjän tärkein tehtävä on huolehtia tieteellisten tavoitteiden tai liike-elämän päämäärien toteutumisesta tilaisuudessa, kannattaa muihin tapahtuman suunnitteluun ja toteuttamiseen ottaa avuksi ammattitaitoinen kongressitoimisto (PCO = Professional Conference Organiser).  

 

Miten valita omiin tarpeisiin sopiva kongressitoimisto? 

Päätös kongressi- tai tapahtumatoimiston hyödyntämisestä kongressin, konferenssin tai yrityskokouksen järjestämisessä tulisi tehdä heti tapahtumaprosessin alkuvaiheissa. Koska erilaisten toimijoiden kirjo on yhtä suuri kuin erilaisten tapahtumienkin maailma, on hyvä miettiä tarkasti, millainen palveluntarjoaja palvelisi parhaiten kongressijärjestäjän tarpeita.  Olemme keränneet muutamia vinkkejä sopivan kumppanin löytämiseksi: 

1. Tarkenna tarpeesi 

Apujoukkojen kartoituksen ensimmäinen askel on tarkentaa kongressijärjestäjän omat tarpeet: mihin kongressin osa-alueisiin tarvitsen apua? Toivotko apua kongressin tai konferenssin kokonaisvaltaiseen projektihallintaan ja suunnitteluun vai vain jonkin tietyn elementin, kuten iltajuhlan toteuttamiseen tai majoitusvarausten koordinointiin?  

2. Aseta tilaisuudellesi budjettiraami 

Aseta kongressillesi realistinen budjettiraami tilaisuuden kokonaisvaltaiseen toivekuvaan nähden. Kongressin tuloista osa selviää vasta melko lähellä tapahtumahetkeä, kun osallistumismaksut ja sponsoritulot ovat selvillä. Hyvällä suunnittelulla ja projektinjohdolla voidaan kuitenkin tehdä realistinen arvio sekä tuloista että menoista jo varhaisessa vaiheessa.
 

3. Etsi, selvitä, kysy 

Kuulostele, millaisia kokemuksia muilla kongressien tai tapahtumien järjestäjillä on erilaisista palveluntarjoajista. Referenssit, suositukset ja hyvä maine eivät synny turhasta, vaan niiden takana on taatusti koko joukko onnistuneita tilaisuuksia, jotka ovat tuottaneet arvoa niin kongressin järjestäjälle kuin osallistujallekin. Varaudu ja valmistaudu syvempiin keskusteluihin palveluntarjoajien kanssa tarpeistasi ja toiveistasi, sillä todelliset ammattilaiset haluavat tietää kongressistasi lisää ennen tarjouksen laatimista. 

4. Luota vaistoosi 

Tehdessäsi valintaa kongressi- tai tapahtumatoimistojen välillä, kannattaa luottaa omaan vaistoon. Tieteellisten kongressien ja yrityskonferenssien järjestämisprosessi on pitkä sekä tiivistä yhteistyötä vaativa, joten mieti, kenen kanssa haluat viedä tapahtumaasi eteenpäin. Kuka tuntuu ymmärtävän parhaiten tarpeitasi ja toiveitasi – kuka on luottamuksesi arvoinen? 


PCO_collage

Kongressitoimiston palvelut tarpeisiisi 

 Me Tapahtumantekijöillä tarjoamme kokonaisvaltaisia ratkaisuja ja konferenssipalveluja konferenssien ja yrityskongressien järjestäjille jättäen heille aikaa omien ydintehtävien toteuttamiseen meidän huolehtiessa tapahtuman tuotannosta. Kokenut ja asiantunteva henkilökuntamme on omistautunut tapahtuman tavoitteiden saavuttamiseen ja ikimuistoisten konferenssielämysten luomiseen.  Tiivis ja monivuotinen yhteistyömme tapahtuma-alan luotettavimpien alihankkijoiden kanssa takaavat laadukkaat puitteet jokaiselle tapahtuman osa-alueelle.  

Kongressin suunnittelu:

  • konferenssikeskuksen tai tapahtumatilan kilpailutus ja hallinta 
  • talous- ja budjettihallinta 
  • monikanavaisten markkinointikampanjoiden suunnittelu  
  • avajais- ja päätöstilaisuudet, sosiaalinen ohjelma, pre- ja post-ohjelma 
  • virtuaaliset- ja hybridiratkaisut 
  • logistiikka: tilojen kapasiteetinhallinta ja tilakäyttösuunnittelu, opasteet, näytöt, kalusteet jne.   
  • tapahtumatekniikka
  • audio-visuaaliset palvelut 
  • tilaisuuden tarjoilut 
  • resurssien suunnittelu ja resurssienhallinta, vapaaehtoiset ja muu henkilökunta  
  • turvallisuus ja tietosuoja  
  • graafinen suunnittelu 
  • jälkitoimenpiteet: palautteet, kyselyt, raportit 

Konferenssin asiasisältö: 

  • abstraktien hallinta 
  • täydet tutkimukset 
  • posterien hallinnointi 
  • konferenssiohjelman suunnittelu ja rakennus 
  • puhujayhteydet 

Konferenssin osallistujahallinta ja osallistujakokemus: 

  • rekisteröinti 
  • osallistujaviestintä 
  • kutsuprosessi 
  • konferenssimateriaalin hallinta 
  • majoitusvarausten hallinnointi ja koordinointi 
  • kuljetuspalveluiden koordinointi 

Sponsorit ja näytteilleasettajat: 

  • näyttelyn konseptointi, suunnittelu ja tuotanto 
  • sponsori- ja näyttelypakettien tuottaminen ja hallinta 
  • myynnin tuki ja tarjousten laadinta 
  • sopimusten hallinta ja laskutus 
  • näytteilleasettaja- ja sponsoriviestintä  
  • näytteilleasettajien ja sponsoreiden asiakaspalvelu 

Konferenssin verkkopalvelut:

  • konferenssin kotisivut 
  • verkostoitumis- ja vuorovaikutustyökalujen suunnittelu ja hallinta 
  • konferenssin mobiilisovellus 
  • virtuaalinen konferenssikassi 
  • liidien keräys 
  • puhujien ja näytteilleasettajien tietosivut 

Konferenssin ohjaus: 

  • konferenssin rakennus ja purku 
  • tuotannon valvonta, aikataulun hallinta 
  • rekisteröinti- ja neuvontapalvelut 
  • sponsori- ja näytteilleasettajatuki 
  • esitysten ohjaus, puhujien briiffaus ja tuki 
  • henkilökunnan ohjaus ja valvonta 
  • kulunvalvonta ja joukkojen hallinta

 

 

Onko sinulla kenties jo mielessäsi jokin kongressi tai konferenssi, jonka toteuttamisessa kaipaisit apua?

Ota rohkeasti yhteyttä ja kerro hieman lisää tapahtumastasi, me lupaamme palata sinulle pian.

 

Täytä lomake, niin otamme sinuun yhteyttä

Tapahtumatuotanto

Ohjaus

Puitesopimukset

Konseptointi

Strateginen suunnittelu

Luova suunnittelu

Kongressit

Tutustu
referensseihimme

Toteutamme asiakkaillemme vaikuttavia yritystapahtumia ja olemme niistä ylpeitä. Ainutlaatuisia kohtaamisia, seminaareista iltajuhliin.

siirry referensseihin
Eventex All Stars

Kuulumme tapahtumatoimistojen huippujen All Stars -ryhmään.

Eventex Awards

2.sija, 
Best Brand Engagement
Event -kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma 
Tiedon Valo 2016

GDA

Winner,
Event-kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism

Evento Awards

1.sija, Henkilöstötapahtuma-kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism

Evento Awards

Finalisti, Henkilöstötapahtuma-kategoria
St1:n tapahtuma St1 Päivä

Evento Awards

Finalisti,
Yritystapahtuma-kategoria
S-Ryhmän tapahtuma Saman pöydän ääressä

Evento Awards

Finalisti,
Yritystapahtuma-kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo 2016

Eventex Awards

2.sija,
Best Corporate
Event -kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism

Eventex Awards

4.sija,
Best Event -kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism

Yli 200 kilpailuhakemusta kategoriassa

EuBea

1.sija,
Meeting Design -kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism

Ensimmäinen suomalaisen toimiston saavuttama voitto EuBea-kilpailussa. 

Eventex Awards

3.sija,
Event of the year -pääkategoria
St1:n tapahtuma St1 Päivä

Evento Awards

Finalisti, Henkilöstötapahtuma-kategoria
St1:n tapahtuma St1 Päivä

Eventex Awards

1.sija,
Best Brand Conference -kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo
Ensimmäinen suomalaisen toimiston saavuttama voitto Eventex Awards -kilpailussa.

Eventex Awards

3.sija,
Event of the year
-pääkategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo

Eventex Awards

2.sija,
Best Conference
-kategoria 
Valtioneuvoston kanslian tapahtuma Avoin Suomi

Evento Awards

Finalisti,
Yritystapahtuma-kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo

Evento Awards

Finalisti, 
Yritystapahtuma-kategoria
Valtioneuvoston kanslian tapahtuma Avoin Suomi

Eventex Awards

1.sija,
Yritystapahtuma-kategoria
Tieto Oyj:n ja Googlen tapahtuma Going Google with Tieto

Ota meihin yhteyttä, niin laitamme organisaatiosi tapahtuma-asiat kuntoon.

Oli kyseessä sitten tapahtuma tai konseptointi, olemme mielellämme  avuksi.

tapahtuma@tapahtumantekijat.fi
020 7969 580