Tieteellisten kongressien sekä yrityskonferenssien järjestäminen on aikaa vievää ja pitkäjänteistä toimintaa, joka vaatii monien asioiden yhtäaikaista hallintaa, huomioimista ja suunnittelua. Koska kongressin järjestäjän tärkein tehtävä on huolehtia tieteellisten tavoitteiden tai liike-elämän päämäärien toteutumisesta tilaisuudessa, kannattaa muihin tapahtuman suunnitteluun ja toteuttamiseen ottaa avuksi ammattitaitoinen kongressitoimisto (PCO = Professional Conference Organiser).
Päätös kongressi- tai tapahtumatoimiston hyödyntämisestä kongressin, konferenssin tai yrityskokouksen järjestämisessä tulisi tehdä heti tapahtumaprosessin alkuvaiheissa. Koska erilaisten toimijoiden kirjo on yhtä suuri kuin erilaisten tapahtumienkin maailma, on hyvä miettiä tarkasti, millainen palveluntarjoaja palvelisi parhaiten kongressijärjestäjän tarpeita. Olemme keränneet muutamia vinkkejä sopivan kumppanin löytämiseksi:
Apujoukkojen kartoituksen ensimmäinen askel on tarkentaa kongressijärjestäjän omat tarpeet: mihin kongressin osa-alueisiin tarvitsen apua? Toivotko apua kongressin tai konferenssin kokonaisvaltaiseen projektihallintaan ja suunnitteluun vai vain jonkin tietyn elementin, kuten iltajuhlan toteuttamiseen tai majoitusvarausten koordinointiin?
Kuulostele, millaisia kokemuksia muilla kongressien tai tapahtumien järjestäjillä on erilaisista palveluntarjoajista. Referenssit, suositukset ja hyvä maine eivät synny turhasta, vaan niiden takana on taatusti koko joukko onnistuneita tilaisuuksia, jotka ovat tuottaneet arvoa niin kongressin järjestäjälle kuin osallistujallekin. Varaudu ja valmistaudu syvempiin keskusteluihin palveluntarjoajien kanssa tarpeistasi ja toiveistasi, sillä todelliset ammattilaiset haluavat tietää kongressistasi lisää ennen tarjouksen laatimista.
Tehdessäsi valintaa kongressi- tai tapahtumatoimistojen välillä, kannattaa luottaa omaan vaistoon. Tieteellisten kongressien ja yrityskonferenssien järjestämisprosessi on pitkä sekä tiivistä yhteistyötä vaativa, joten mieti, kenen kanssa haluat viedä tapahtumaasi eteenpäin. Kuka tuntuu ymmärtävän parhaiten tarpeitasi ja toiveitasi – kuka on luottamuksesi arvoinen?
Me Tapahtumantekijöillä tarjoamme kokonaisvaltaisia ratkaisuja ja konferenssipalveluja konferenssien ja yrityskongressien järjestäjille jättäen heille aikaa omien ydintehtävien toteuttamiseen meidän huolehtiessa tapahtuman tuotannosta. Kokenut ja asiantunteva henkilökuntamme on omistautunut tapahtuman tavoitteiden saavuttamiseen ja ikimuistoisten konferenssielämysten luomiseen. Tiivis ja monivuotinen yhteistyömme tapahtuma-alan luotettavimpien alihankkijoiden kanssa takaavat laadukkaat puitteet jokaiselle tapahtuman osa-alueelle.
Toteutamme asiakkaillemme vaikuttavia yritystapahtumia ja olemme niistä ylpeitä. Ainutlaatuisia kohtaamisia, seminaareista iltajuhliin.
.png)
