--- title: Kongressitoimisto – Tapahtumantekijät Oy description: Ammattimaisen kongressitoimiston käyttäminen kongressin tai konferenssin toteutuksessa on ehdottoman tärkeää, kun tavoitteena on toimiva kokonaisuus. --- [![Tapahtumantekijät logo](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hubfs/Tapahtumantekij%C3%A4t-2019/Images/logo.png?width=223&name=logo.png "Tapahtumantekijät logo")](https://www.tapahtumantekijat.fi?hsLang=fi) [In English](https://www.tapahtumantekijat.fi/english?hsLang=fi) # Kongressitoimisto ## Apua kongressien järjestämiseen Tieteellisten kongressien sekä yrityskonferenssien järjestäminen on aikaa vievää ja pitkäjänteistä toimintaa, joka vaatii monien asioiden yhtäaikaista hallintaa, huomioimista ja suunnittelua. Koska kongressin järjestäjän tärkein tehtävä on huolehtia tieteellisten tavoitteiden tai liike-elämän päämäärien toteutumisesta tilaisuudessa, kannattaa muihin tapahtuman suunnitteluun ja toteuttamiseen ottaa avuksi ammattitaitoinen kongressitoimisto (PCO = Professional Conference Organiser).     ## Miten valita omiin tarpeisiin sopiva kongressitoimisto?  Päätös kongressi- tai tapahtumatoimiston hyödyntämisestä kongressin, konferenssin tai yrityskokouksen järjestämisessä tulisi tehdä heti tapahtumaprosessin alkuvaiheissa. Koska erilaisten toimijoiden kirjo on yhtä suuri kuin erilaisten tapahtumienkin maailma, on hyvä miettiä tarkasti, millainen palveluntarjoaja palvelisi parhaiten kongressijärjestäjän tarpeita.  Olemme keränneet muutamia vinkkejä sopivan kumppanin löytämiseksi:  #### 1. Tarkenna tarpeesi  Apujoukkojen kartoituksen ensimmäinen askel on tarkentaa kongressijärjestäjän omat tarpeet: mihin kongressin osa-alueisiin tarvitsen apua? Toivotko apua kongressin tai konferenssin kokonaisvaltaiseen projektihallintaan ja suunnitteluun vai vain jonkin tietyn elementin, kuten iltajuhlan toteuttamiseen tai majoitusvarausten koordinointiin?   #### 2. Aseta tilaisuudellesi budjettiraami  Aseta kongressillesi realistinen budjettiraami tilaisuuden kokonaisvaltaiseen toivekuvaan nähden. Kongressin tuloista osa selviää vasta melko lähellä tapahtumahetkeä, kun osallistumismaksut ja sponsoritulot ovat selvillä. Hyvällä suunnittelulla ja projektinjohdolla voidaan kuitenkin tehdä realistinen arvio sekä tuloista että menoista jo varhaisessa vaiheessa.   #### 3. Etsi, selvitä, kysy  Kuulostele, millaisia kokemuksia muilla kongressien tai tapahtumien järjestäjillä on erilaisista palveluntarjoajista. Referenssit, suositukset ja hyvä maine eivät synny turhasta, vaan niiden takana on taatusti koko joukko onnistuneita tilaisuuksia, jotka ovat tuottaneet arvoa niin kongressin järjestäjälle kuin osallistujallekin. Varaudu ja valmistaudu syvempiin keskusteluihin palveluntarjoajien kanssa tarpeistasi ja toiveistasi, sillä todelliset ammattilaiset haluavat tietää kongressistasi lisää ennen tarjouksen laatimista.  #### 4. Luota vaistoosi  Tehdessäsi valintaa kongressi- tai tapahtumatoimistojen välillä, kannattaa luottaa omaan vaistoon. Tieteellisten kongressien ja yrityskonferenssien järjestämisprosessi on pitkä sekä tiivistä yhteistyötä vaativa, joten mieti, kenen kanssa haluat viedä tapahtumaasi eteenpäin. Kuka tuntuu ymmärtävän parhaiten tarpeitasi ja toiveitasi – kuka on luottamuksesi arvoinen?  ![PCO_collage](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hubfs/PCO_collage.jpg?width=1200&name=PCO_collage.jpg) ## Kongressitoimiston palvelut tarpeisiisi   Me Tapahtumantekijöillä tarjoamme kokonaisvaltaisia ratkaisuja ja konferenssipalveluja konferenssien ja yrityskongressien järjestäjille jättäen heille aikaa omien ydintehtävien toteuttamiseen meidän huolehtiessa tapahtuman tuotannosta. Kokenut ja asiantunteva henkilökuntamme on omistautunut tapahtuman tavoitteiden saavuttamiseen ja ikimuistoisten konferenssielämysten luomiseen.  Tiivis ja monivuotinen yhteistyömme tapahtuma-alan luotettavimpien alihankkijoiden kanssa takaavat laadukkaat puitteet jokaiselle tapahtuman osa-alueelle.   #### **Kon****gressin**** suunnittelu:** - konferenssikeskuksen tai tapahtumatilan kilpailutus ja hallinta  - talous- ja budjettihallinta  - monikanavaisten markkinointikampanjoiden suunnittelu   - avajais- ja päätöstilaisuudet, sosiaalinen ohjelma, pre- ja post-ohjelma  - virtuaaliset- ja hybridiratkaisut  - logistiikka: tilojen kapasiteetinhallinta ja tilakäyttösuunnittelu, opasteet, näytöt, kalusteet jne.    - tapahtumatekniikka - audio-visuaaliset palvelut  - tilaisuuden tarjoilut  - resurssien suunnittelu ja resurssienhallinta, vapaaehtoiset ja muu henkilökunta   - turvallisuus ja tietosuoja   - graafinen suunnittelu  - jälkitoimenpiteet: palautteet, kyselyt, raportit  #### **Konferenssin asiasisältö:**  - abstraktien hallinta  - täydet tutkimukset  - posterien hallinnointi  - konferenssiohjelman suunnittelu ja rakennus  - puhujayhteydet  #### **Konferenssin osallistujahallinta**** ja osallistujakokemus:**  - rekisteröinti  - osallistujaviestintä  - kutsuprosessi  - konferenssimateriaalin hallinta  - majoitusvarausten hallinnointi ja koordinointi  - kuljetuspalveluiden koordinointi  #### **Sponsorit ja näytte****illeasettajat:**  - näyttelyn konseptointi, suunnittelu ja tuotanto  - sponsori- ja näyttelypakettien tuottaminen ja hallinta  - myynnin tuki ja tarjousten laadinta  - sopimusten hallinta ja laskutus  - näytteilleasettaja- ja sponsoriviestintä   - näytteilleasettajien ja sponsoreiden asiakaspalvelu  #### **Konferenssin**** verkko****palvelut:** - konferenssin kotisivut  - verkostoitumis- ja vuorovaikutustyökalujen suunnittelu ja hallinta  - konferenssin mobiilisovellus  - virtuaalinen konferenssikassi  - liidien keräys  - puhujien ja näytteilleasettajien tietosivut  #### **Konferenssin ohjaus:**  - konferenssin rakennus ja purku  - tuotannon valvonta, aikataulun hallinta  - rekisteröinti- ja neuvontapalvelut  - sponsori- ja näytteilleasettajatuki  - esitysten ohjaus, puhujien briiffaus ja tuki  - henkilökunnan ohjaus ja valvonta  - kulunvalvonta ja joukkojen hallinta     ### Onko sinulla kenties jo mielessäsi jokin kongressi tai konferenssi, jonka toteuttamisessa kaipaisit apua? Ota rohkeasti yhteyttä ja kerro hieman lisää tapahtumastasi, me lupaamme palata sinulle pian.   ### Täytä lomake, niin otamme sinuun yhteyttä ### Tapahtumatuotanto [Lue lisää](https://www.tapahtumantekijat.fi/tapahtumatuotanto?hsLang=fi) ### Ohjaus [Lue lisää](https://www.tapahtumantekijat.fi/ohjaus?hsLang=fi) ### Puitesopimukset [Lue lisää](https://www.tapahtumantekijat.fi/puitesopimukset?hsLang=fi) ### Konseptointi [Lue lisää](https://www.tapahtumantekijat.fi/konseptointi?hsLang=fi) ### Strateginen suunnittelu [Lue lisää](https://www.tapahtumantekijat.fi/strateginen-suunnittelu?hsLang=fi) ### Luova suunnittelu [Lue lisää](https://www.tapahtumantekijat.fi/luova-suunnittelu?hsLang=fi) ### Kongressit [Lue lisää](https://www.tapahtumantekijat.fi/kongressit?hsLang=fi) ## Tutustu referensseihimme Toteutamme asiakkaillemme vaikuttavia yritystapahtumia ja olemme niistä ylpeitä. Ainutlaatuisia kohtaamisia, seminaareista iltajuhliin. - [Suomalainen Menestysresepti](https://www.tapahtumantekijat.fi/sok-suomalainen-menestysresepti?hsLang=fi) - [Tiedon Valo ](https://www.tapahtumantekijat.fi/tiedon-valo?hsLang=fi) - [Mediapäivä ](https://www.tapahtumantekijat.fi/mediap%C3%A4iv%C3%A4?hsLang=fi) [![siirry referensseihin](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/386003/3c520607-4475-4399-8ed0-d22bb76cc7a7.png)](https://hubspot-cta-redirect-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/redirect/386003/3c520607-4475-4399-8ed0-d22bb76cc7a7) ![Eventex-All-stars-Digitalseals-dark](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Referenssikuvia/Eventex-All-stars-Digitalseals-dark.png) ##### Eventex All Stars Kuulumme tapahtumatoimistojen huippujen All Stars -ryhmään. ![Eventex_Second_Prize_Best_Brand_2018](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/eventex_2018_second_prize.png) ##### Eventex Awards 2.sija,  Best Brand Engagement Event -kategoria Tieto Oyj:n tapahtuma  Tiedon Valo 2016 ![German_Design_Award_Winner_2018](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/GDA_2018_winner.png) ##### GDA Winner, Event-kategoria Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism ![Evento_Awards_Voittaja_Henkilöstötapahtuma_2017](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/evento_awards_voittaja_2017.png) ##### Evento Awards 1.sija, Henkilöstötapahtuma-kategoria Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism ![Evento_Awards_Finalisti_Henkilöstötapahtuma_2017](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/12_EA17_finalisti.jpg) ##### Evento Awards Finalisti, Henkilöstötapahtuma-kategoria St1:n tapahtuma St1 Päivä ![Evento_Awards_Finalisti_Yritystapahtuma_2017](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/12_EA17_finalisti.jpg) ##### Evento Awards Finalisti, Yritystapahtuma-kategoria S-Ryhmän tapahtuma Saman pöydän ääressä ![Evento_Awards_Finalisti_Yritystapahtuma_2017](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/12_EA17_finalisti.jpg) ##### Evento Awards Finalisti, Yritystapahtuma-kategoria Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo 2016 ![Eventex_Best_Corporate_Event_2017](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/Eventex-2017-Best-Corporate-Event-2.png) ##### Eventex Awards 2.sija, Best Corporate Event -kategoria Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism ![Eventex_Best_Event_2017](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/Eventex-2017-Best-Event-4%20(1).png) ##### Eventex Awards 4.sija, Best Event -kategoria Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism *Yli 200 kilpailuhakemusta kategoriassa* ![EuBea_Winner_Meeting_Design_2016](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/9_Eubea_winner.png) ##### EuBea 1.sija, Meeting Design -kategoria Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism *Ensimmäinen suomalaisen toimiston saavuttama voitto EuBea-kilpailussa. * ![Eventex_Event_of_the Year_Third_Prize_2016](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/Eventex-2015-Third-Stamp-100x100.gif) ##### Eventex Awards 3.sija, Event of the year -pääkategoria St1:n tapahtuma St1 Päivä ![Evento_Awards_Finalisti_Henkilöstötapahtuma_2016](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/EventoAwards2016_finalisti.jpg) ##### Evento Awards Finalisti, Henkilöstötapahtuma-kategoria St1:n tapahtuma St1 Päivä ![Eventex_Winner_Best_Conference_2015](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hub/386003/file-2593395274.png) ##### Eventex Awards 1.sija, Best Brand Conference -kategoria Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo *Ensimmäinen suomalaisen toimiston saavuttama voitto Eventex Awards -kilpailussa*. ![Eventex_Winners_Event_of_the_Year_2015](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hub/386003/file-2587209698.png) ##### Eventex Awards 3.sija, Event of the year -pääkategoria Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo ![Eventex_Winners_Best_Conference_2015](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hub/386003/file-2593395269.png) ##### Eventex Awards 2.sija, Best Conference -kategoria  Valtioneuvoston kanslian tapahtuma Avoin Suomi ![Evento_Awards_Finalisti_Yritystapahtuma_2015](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/EventoAwards2015-finalist.jpg) ##### Evento Awards Finalisti, Yritystapahtuma-kategoria Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo ![Evento_Awards_Finalisti_Yritystapahtuma_2015](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/EventoAwards2015-finalist.jpg) ##### Evento Awards Finalisti,  Yritystapahtuma-kategoria Valtioneuvoston kanslian tapahtuma Avoin Suomi ![Evento_Awards_Winner_Yritystapahtuma_2014](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Logot/EventoAwards2014-winner.jpg) ##### Eventex Awards 1.sija, Yritystapahtuma-kategoria Tieto Oyj:n ja Googlen tapahtuma Going Google with Tieto ## Ota meihin yhteyttä, niin laitamme organisaatiosi tapahtuma-asiat kuntoon. Oli kyseessä sitten tapahtuma tai konseptointi, olemme mielellämme  avuksi. [ tapahtuma@tapahtumantekijat.fi](mailto:tapahtuma@tapahtumantekijat.fi) ![logo](https://www.tapahtumantekijat.fi/hubfs/Tapahtumantekij%C3%A4t-2019/Images/logo.png "logo") Tapahtumantekijät Oy **Helsingin toimisto** Annankatu 29 A 25 00100 Helsinki Ota yhteyttä  ![STANDING_BLACK_1080x952-Mar-05-2026-06-28-54-4260-AM](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hubfs/STANDING_BLACK_1080x952-Mar-05-2026-06-28-54-4260-AM.png?width=1080&height=952&name=STANDING_BLACK_1080x952-Mar-05-2026-06-28-54-4260-AM.png "STANDING_BLACK_1080x952-Mar-05-2026-06-28-54-4260-AM") ![jasenlogo](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hubfs/jasenlogo.png?width=150&height=60&name=jasenlogo.png "jasenlogo") [![Luotettava-kumppani-logo-241x101](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hubfs/Luotettava-kumppani-logo-241x101.jpg?width=500&height=210&name=Luotettava-kumppani-logo-241x101.jpg "Luotettava-kumppani-logo-241x101")](https://www.tilaajavastuu.fi/fi/luotettava-kumppani/) [![GTS Certified - Badge - Silver- 2025](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hubfs/GTS%20Certified%20-%20Badge%20-%20Silver-%202025.png?width=150&height=150&name=GTS%20Certified%20-%20Badge%20-%20Silver-%202025.png "GTS Certified - Badge - Silver- 2025")](https://www.tilaajavastuu.fi/fi/luotettava-kumppani/) ![sopimustoimittajalogo_2020_fi_201x75](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hubfs/sopimustoimittajalogo_2020_fi_201x75.jpg?width=201&name=sopimustoimittajalogo_2020_fi_201x75.jpg "sopimustoimittajalogo_2020_fi_201x75") ![AA-logo-2025-FI](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hubfs/AA-logo-2025-FI.png?width=300&height=190&name=AA-logo-2025-FI.png "AA-logo-2025-FI") ![Sustainable_Finland_Label_RGB](https://www.tapahtumantekijat.fi/hs-fs/hubfs/Sustainable_Finland_Label_RGB.png?width=2000&height=1008&name=Sustainable_Finland_Label_RGB.png "Sustainable_Finland_Label_RGB") ![](https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=481052&fmt=gif)