Tapahtumajärjestäjä

Kuinka valita sopiva tapahtumajärjestäjä?

 
1. Selkeytä tapahtumasi tavoitteet

Epämuodollisen saunaillan ja  henkilöstötilaisuuden tavoitteet ovat erilaisia, joten tapahtumajärjestäjäkin kannattaa valita eri perustein. Mieti tarvitsetko tuloksia, muutoksia ja hyvin muotoiltuja kohtaamisia, vai tarvitsetko oikeastaan vain pelkän tilan ja grillimakkarat?

2. Aseta tapahtumallesi budjettiraami

Tapahtumia voi tehdä monella eri tapaa myös kustannusmielessä. Ladan hinnalla ei saa Mersua ja sama logiikka päätee myös tapahtumien laatuun. 

3. Tee taustatyötä ja kilpailuta

Kun tavoitteet ja budjetti ovat selvillä, jää jäljelle enää taustatyöt ja kilpailutus. Kartoita sopivat palveluntarjoajat, pyydä verkostoltasi suosituksia, tutustu referensseihin  ja laadi selkeä tarjouspyyntö. Varaudu vastailemaan tarkentaviin kysymyksiin, joita ammattimainen tapahtumajärjestäjä sinulle takuulla esittää.

4. Luota intuitioon 

Jos sopivia tarjouksia tulee useampi kuin yksi, kannattaa luottaa puhtaasti omaan intuitioon. Kenen käsiin olisit valmis luottamaan juuri kyseisen tapahtuman onnistumisen? Kenen kanssa olisit halukas tekemään tiivistä yhteistyötä ja jakamaan onnistuneen tapahtuman tunteen? Valitse hänet.

 

Tapahtumajärjestäjien laaja kirjo

Usein tärkein ratkaisu tapahtumaa järjestettäessä tehdään jo heti alkumetreillä yhteistyökumppania, eli tapahtumajärjestäjää valittaessa.

Tapahtumajärjestäjien kirjo on varmasti yhtä laaja kuin erilaisten tapahtumienkin kirjo. Toiset ovat erikoistuneet puhtaasti teemajuhliin, valmispaketteihin, elämystapahtumiin tai vain tiettyyn tilaan toteutettaviin tapahtumaratkaisuihin. Joskus tapahtumajärjestäjänä toimii taho, joka on varsinaisesti erikoistunut cateringiin tai tekniseen tuotantoon. Etenkin tavoitteellisten yritystapahtumien kohdalla on kuitenkin suositeltavaa valita kumppaniksi kokenut tapahtumajärjestäjä, joka on erikoistunut suurten ja vaativien tapahtumakokonaisuuksien hallintaan.

Tapahtumantekijät Oy on monipuolinen ja ketterä tapahtumatoimisto, jonka henkilöstö on erikoistunut korkeatasoisten tapahtumien järjestämiseen. Räätälöimme jokaisen tapahtuman asiakkaan toiveiden mukaisesti, aina yksittäisen tapahtuman tavoitteiden ja kohderyhmän mukaan. Henkilöstömme on äärimmäisen sitoutunutta ja venymme asiakkaan ja tilaisuuden tarpeiden mukaan.

Tapahtumajärjeställä on pysyttävä langat käsissä, hermot kurissa ja mieli korkealla

Henkilöstöstämme löytyy vahva osaaminen ja erikoistuminen ja lisäksi meillä on laaja ja ammattimainen yhteistyökumppanien verkosto. Valitsemme aina parhaiten soveltuvat alihankkijat erilaisiin tapahtumatarpeisiin ja tavoittelemme aina laadukkainta lopputulemaa, kustannustehokkuus huomioiden.

Tapahtumajärjestäjänä pyrimme aina olemaan asiakkaan luottokumppani. Viestintä on selkeää ja avointa ja panostamme vahvaan projektinhallintaan. Tapahtuma koostuu usein sadoista, ellei tuhansista, yksityiskohdista, joten tapahtumajärjestäjän on oltava jatkuvasti tilanteen tasalla ja vastuussa kokonaisuuden hallinnasta. Asiakkaan tehtävänä on puolestaan nauttia hyvin järjestetystä tapahtumasta.

Mikäli olet etsimässä luotettavaa tapahtumajärjestäjää tai haluat tietää enemmän palveluistamme ja toiminnastamme, ota yhteyttä. Tulemme mielellämme kertomaan lisää!

 

Ota meihin yhteyttä, niin laitamme organisaatiosi tapahtuma-asiat kuntoon.

Oli kyseessä sitten tapahtuma tai konseptointi, olemme mielellämme avuksi.

tapahtuma@tapahtumantekijat.fi
020 7969 580

Eventex All Stars

Kuulumme tapahtumatoimistojen huippujen All Stars -ryhmään.

Eventex Awards

2.sija, 
Best Brand Engagement
Event -kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma 
Tiedon Valo 2016

GDA

Winner,
Event-kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism

Evento Awards

1.sija, Henkilöstötapahtuma-kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism

Evento Awards

Finalisti, Henkilöstötapahtuma-kategoria
St1:n tapahtuma St1 Päivä

Evento Awards

Finalisti,
Yritystapahtuma-kategoria
S-Ryhmän tapahtuma Saman pöydän ääressä

Evento Awards

Finalisti,
Yritystapahtuma-kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo 2016

Eventex Awards

2.sija,
Best Corporate
Event -kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism

Eventex Awards

4.sija,
Best Event -kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism

Yli 200 kilpailuhakemusta kategoriassa

EuBea

1.sija,
Meeting Design -kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Praguematism

Ensimmäinen suomalaisen toimiston saavuttama voitto EuBea-kilpailussa. 

Eventex Awards

3.sija,
Event of the year -pääkategoria
St1:n tapahtuma St1 Päivä

Evento Awards

Finalisti, Henkilöstötapahtuma-kategoria
St1:n tapahtuma St1 Päivä

Eventex Awards

1.sija,
Best Brand Conference -kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo
Ensimmäinen suomalaisen toimiston saavuttama voitto Eventex Awards -kilpailussa.

Eventex Awards

3.sija,
Event of the year
-pääkategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo

Eventex Awards

2.sija,
Best Conference
-kategoria 
Valtioneuvoston kanslian tapahtuma Avoin Suomi

Evento Awards

Finalisti,
Yritystapahtuma-kategoria
Tieto Oyj:n tapahtuma Tiedon Valo

Evento Awards

Finalisti, 
Yritystapahtuma-kategoria
Valtioneuvoston kanslian tapahtuma Avoin Suomi

Eventex Awards

1.sija,
Yritystapahtuma-kategoria
Tieto Oyj:n ja Googlen tapahtuma Going Google with Tieto