Tapahtumien näkyminen sosiaalisen median kanavissa on pitkään ollut arkipäivää. Samalla kun tapahtuman nimestä päätetään, mietitään myös tapahtuman hashtagia. Usein asetetaan tavoitteeksi, että tapahtuman ”olisi hyvä trendata Twitterissä”, eli nousta suosituimpien keskusteluiden kärkeen.
Tapahtuman tavoitteet sosiaalisessa mediassa näkymiseen voivat olla markkinointiin, sisällön jakamiseen tai verkostoitumiseen tähtääviä. Tavoitteet ovat usein päällekkäiset, mutta keinot onnistuneen tuloksen saamiseen erilaiset. Tärkeää olisi, että päämäärä ja keinot mietittäisiin ennen päätöstä hashtagista. Usein trendaus Twitterissä ei tuo tapahtuman järjestäjälle muuta kuin henkisen taputuksen selkään – teistä ehkä tykättiin. Sana ehkä on olennainen, sillä harvoin jälkikäteen tarkistetaan millaista näkyvyys somessa oli. Oliko keskusteluissa esillä yritykselle tärkeät asiat ja ihmiset? Vai keskityttiinkö viesteissä toistamaan tapahtuman kevennyksenä toimineen esiintyjän heittoja?
Sosiaalisen median kanavien hyödyntäminen syvemmin erilaisiin viestintä- ja markkinointitarkoituksiin on kuitenkin mahdollista ja erittäin suositeltavaa. Seuraavaksi muutama vinkki, joilla somesta voi saada enemmän irti:
1. Pidä tapahtuman ydinviesti koko ajan mielessä
Älä unohda tapahtuman ydinviestiä ja -tavoitetta, kun suunnittelet näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa, vaan muodosta niiden avulla some-strategia. Tapahtuma on usein iso rahallinen ja ajallinen panostus ja siksi on tärkeää, että yrityksen ja kyseisen tapahtuman viesti välittyy osallistujien lisäksi myös niille, jotka eivät päässeet paikalle. Suunnittele näkyvyys hyvin ennakkoon ja aikatauluta sisällöntuotanto niin, että se palvelee tapahtumaprosessia. Prosessin alkuvaiheessa keskitytään markkinoiviin viesteihin, tapahtumapäivinä jaetaan sisältöä sekä tunnelmaa. Tapahtuman aikana sekä sen jälkeen verkostoidutaan ja aloitetaan uuden tapahtuman markkinointi.
2. Valitse kanavat huolella ja seuraa tuloksia
Mieti mitkä kanavat sopivat parhaiten tapahtuman viestin välittämiseen. Twitterissä käydään reaaliaikaista keskustelua sekä nostetaan puhujien parhaita lausahduksia, Instagramiin otetaan hieno kuva tilaisuuden somisteista tai ruuasta, LinkedInissä kontaktoidutaan ja jaetaan tapahtuman materiaaleja. B2B-puoli harvoin hyödyntää Facebookia muuhun kuin tilaisuuden mainostamiseen, mutta B2C-puolella säännöllinen päivittäminen antaa mahdollisuuden yhteisöjen luomiseen. Ne kanavat kannattaa ottaa käyttöön, joita myös kohderyhmäsi käyttää. On hyvä pysyä silti ketteränä ja siirtää panokset siihen kanavaan, jota osallistujat päätyvät käyttämään. Aina se ei ole se, jota on suunnitteluvaiheessa pidetty tärkeimpänä. Myös sisällön vaikuttavuutta kannattaa seurata ja katsoa minkälaiset sisällöt aktivoivat osallistuja parhaiten haluttuun suuntaan. Somekanavien etu on juuri siinä, että suunnanmuutoksia on helppo tehdä analytiikan avulla ja antaa osallistujille paremmin kohdennettua sisältöä.
3. Ylläpidä keskustelua
Useimmat somekanavat edellyttävät säännöllistä sisällöntuotantoa, jotta ne muodostavat aktiivisen ja keskustelevan yhteisön. Aina omat resurssit eivät riitä, joten työtä kannattaa jakaa. Oman tiimin kesken on hyvä jakaa vuorot, jolloin kukin on päävastuussa kanavan ylläpidosta tai keskusteluiden nostamisesta. On parempi jos kommentointi tehdään henkilökohtaisilta tileiltä, sillä yritystilien viestit jäävät väkisinkin liian jäykiksi. Sosiaalisessa mediassa juju on juuri henkilöiden kohtaamisessa. Yritys- tai tapahtumatililtä voi julkaista tiedottavia viestejä tapahtumasta. Osa tällaisista viesteistä kannattaa kirjoittaa etukäteen ja ajastaa lähtemään oikeaan aikaan, jotta varsinkin tapahtumapäivien taakka kevenee.
Tapahtuman puhujat kannattaa sitouttaa jo sopimusvaiheessa siihen, että he osallistuvat sisällöntuotantoon. Puhuja voi kirjoittaa aiheeseen liittyvän blogikirjoituksen, jakaa videotervehdyksen tai osallistua keskusteluun valitussa kanavassa. Näin myös puhujille muodostuu selkeä kuva siitä, millaiseen tilaisuuteen he ovat tulossa ja minkälaiset aiheet yleisöä kiinnostavat. Jos tapahtumalla on yhteistyökumppaneita, niin myös heidän sitominen tapahtuman viestintään ja markkinointiin avaa uusia näkökulmia sisältöön.
Viimeisenä vinkkinä: tee jotain eri tavalla, yllätä seuraajasi. Mieti millä tavoin tapahtumasi voisi nousta lentoon myös somessa. Muista kiittää osallistujia, esimerkiksi aktiivisimmille twiittaajille voi luvata ilmaiset liput seuraavan vuoden tapahtumaan tai tarjota jotain muuta etua. Tärkeintä kuitenkin on, että ei someta sokkona, vaan miettii mitattavat tavoitteet ja seuraa niiden toteutumista. Tulosten perusteella on helppo parantaa monikanavaisen viestinnän vaikuttavuutta seuraavaan tapahtumaan.
