Paras tapahtumapaikka - 7 vinkkiä tapahtumapaikan valintaan

Tapahtumapaikan tai -tilan valinta on monimutkainen kombo, jossa on monen monta huomioon otettavaa muuttujaa. Alla Tapahtumantekijöiden seitsemän kohdan pikalistaus huomioitaviin seikkoihin.

1. Käyttötarkoitus

Päällimmäisenä ja kenties tärkeimpänä kysymyksenä tapahtumatilaa valittaessa on käyttötarkoitus. Onko tapahtumatilan sovelluttava seminaarikäyttöön, juhlatilaksi, sisäiseen tiimipäivään vai kenties näiden yhdistelmäksi? Tilan valinnassa on tärkeää miettiä, kuinka tila soveltuu tilaisuuteen tyyliltään, tiloiltaan ja toiminnallisuudeltaan. Onko siellä tarvittava määrä rinnakkaistiloja, sopiiko akustiikka haluttuun käyttötarkoitukseen jne. Tapahtumatiloilla on usein jokin tietty ”fiilis”, joka vaikuttaa soveltuvuuteen ratkaisevissa määrin. Tilavuokraajat kertovat kyllä useimmiten kysyttäessä taipuuko tila suunniteltuun tilaisuuteen vai ei, joten kannattaa kertoa mahdollisimman tarkkaan omista toiveistaan.

2. Koko

Usein tapahtumatilojen faktatiedoissa on käytetty varsin optimistista näkemystä, jossa jokainen neliö on laskettu hyötykäyttöön. Numerot pitävät kyllä paikkansa, mutta käytäntö saattaa poiketa teoriasta. Jos esimerkiksi 200 hengen tilaan rakennetaan lisäksi lava ja näyttävä tekninen kokonaisuus, yleisön käyttöön jäävä tila luonnollisesti pienenee samoin kuin todellinen henkilökapasiteetti. Toisaalta varsinainen salitila voi olla hyvin sopiva ja tilava, kun taas tarjoilu- ja taukotilat ovat ahtaat tai jopa olemattomat. WC-tiloista puhumattakaan. Kannattaa aina varmistaa etukäteen, onko tila varmasti sopiva suunniteltuun käyttöön. 

3. Sijainti 

Onko tila helppo löytää? Onko sinne helppo saapua? Kuinka sijainti suhtautuu osallistujien lähtöpaikkaan jne. Joskus sijainti voi olla muuten täydellinen, mutta hankalat saapumisreitit tai parkkipaikkojen puute voivat aiheuttaa päänvaivaa. Toisinaan se ei silti haittaa, jos julkisilla pääsee perille – tai tarvittaessa järjestetyllä kuljetuksella. Se mikä ei toimi yhdelle ryhmälle, voi olla täydellinen toiselle. Mutkikkaat porttikongit tai haastavat sisäänkäynnit voivat joskus olla välttämättömiä, kun halutaan juuri johonkin nimenomaiseen tilaan, mutta silloin on tärkeää muistaa runsaat opasteet ja vahva viestintä.

4. Puitteet

Onko tilassa kiinteät puitteet, vai onko kyseessä tyhjä tila, johon on tuotava kaikki ulkopuolelta? Molemmissa on puolensa – joskus tabula rasa on ihanteellinen lähtökohta ja sallii tilan täyttämisen juuri sellaiseksi kuin haluaa. Toisaalta se voi tulla kalliiksi ja monesti on helpompaa (vähintään budjetin osalta), jos tilassa on jo valmiiksi hyödynnettävää tekniikkaa ja kalustusta. Toki on myös huomioitava, että mikäli varaa 300 hengelle sopivan tilan, tilan kalustukseen saattaakin sisältyä vain 150 tuolia. Mikään ei ole itsestään selvää, joten yksityiskohdat kannattaa aina varmistaa! 

5. Palvelut

Onko tilassa valmiina tai helposti saatavilla palveluita? Näihin voivat kuulua esimerkiksi järjestyksenvalvojat/ naulakkohenkilökunta, catering-palvelut, anniskeluoikeudet tai vaikkapa tekninen toteutus/ henkilökunta.  Kuten puitteiden kohdalla, myös kiinteissä palveluissa on puolensa. Tutussa tilassa on helppo toimia ja viime hetkellä on tarvittaessa helpompi reagoida. Monet asiat ovat yleensä kehittyneet vuosien myötä toimiviksi rutiineiksi. Toisaalta, jos tilassa ei ole kiinteitä palveluita on asiakkaalla mahdollisuus valita juuri haluamansa kumppanit toteutukseen.

6. Hinta

Hinta ei ole aivan yksiselitteinen asia. Joskus edulliselta tuntuva tilavuokra voi kerryttää isonkin laskun, kun siihen ynnätään kaikki tilaan kuuluvat ns. pakolliset palvelut tai kulut. Toisinaan iso tilavuokra voi sisältää jo suuren määrän palveluita, jotka muussa tapauksessa joka tapauksessa kertyisivät tilavuokran päälle. Kulurakenne kannattaa selvittää ja punnita tarkoin.

7. Ekologisuus

Tapahtumapaikan ekologisuus on monen asian summa. Yksi tärkeimmistä tekijöistä on sijainti, eli saavutettavuus julkisilla kulkuvälineillä. Tapahtumapaikan oma ekologinen ohjeistus tai kuuluminen viralliseen kestävän kehityksen ohjelmaan takaavat sen, että tilassa kiinnitetään huomiota tärkeimpiin osa-alueisiin. Kiinteistön lämmitys, ilmanvaihto, valaistus, energianlähteet, vedenkulutus, kierrätys ja jätehuolto sekä erityisesti tarjoilut ja hävikki voidaan toteuttaa kestävän kehityksen periaatteet huomioiden tai niistä välittämättä. Liputamme luonnollisesti vihreän valinnan puolesta, sillä loppupeleissä tämä rakas pyöreä planeettamme on se varsinainen tapahtumapaikka.

Tilavalinta ei siis ole aivan simppeli yhtälö. Moni asia on huomioitava, tai vähintään tiedostettava, ja usein on oltava valmis päätymään jonkinlaiseen myönnytykseen tai kompromissiin. Kaikkein tärkeintä on kuitenkin kaikkien osa-alueiden huomioimisen päätteeksi pukea ylleen taikaviitta ja hypoteettisen osallistuja X:n saappaat ja antaa intuition ratkaista. Parhaan tilan valinta kun on usein sen maagisen, kokemuksen myötä kehittyvän, kuudennen aistin hommaa.

Eipä siis muuta kuin tapahtumaa suunnittelemaan – me autamme luonnollisesti mielellämme, niin tilojen kuin toteutustenkin osalta!