Mikä ihmeen tapahtumaviestintä?

Avasin tässä eräänä päivänä työnkuvaani muuan tutulle, joka vaikutti avoimen hämmästyneeltä siitä, että valtaosa työtunneistani kuluu tapahtumaviestinnän parissa. Tapahtumaviestintä on termi, jonka alle mahtuu valtava määrä sisältöä. Siitä huolimatta termi kiteytyy usein monilla vain kutsuun, jossa kerrotaan mitä tapahtuu, missä ja milloin? Jos kuulut tähän porukkaan, suosittelen lukemaan alla olevan listauksen aivan loppuun asti.

Aloitetaan ennakkokutsusta (aka teaser). Usein suurta tapahtumaa suunnitellaan jo kuukausia, joskus jopa vuosia ennakkoon. Paras tapa saada toivottu yleisö sitoutumaan tapahtumaan on kertoa jo ennakkoon tilaisuudesta. Ennakkokutsun englanninkielinen termi save the date on ihanan tyhjentävä. Viestissä vastataan kysymyksiin mitä, missä ja milloin, ja näin vastaanottaja voi varata ajan kalenteristaan. Käyttäjäystävällistä, tehokasta, sitouttavaa. 

Kutsu. No nyt kerrotaan jo ennakkokutsun tietojen lisäksi enemmän ohjelmasta. Vangitaan vastaanottajan kiinnostus ja annetaan vastaanottajalle mahdollisuus ilmoittautua. Olennaista on edelleen kertoa mitä, missä, milloin, mutta tarpeeksi selkeästi, monipuolisesti, kuvailevasti ja kiinnostavasti.

Ilmoittautuminen. Ilmoittautumissivusto on vähintään kuin miniatyyriversio tapahtumasi nettisivuista, ellei sellaisia ole erikseen luotu. Kerro enemmän ainakin tapahtumasi sisällöstä, esiintyjistä, saapumisesta ja resursseista. Mieti mikä kohderyhmääsi voisi kiinnostaa. Pidä viesti selkeänä ja visuaalisesti yhdenmukaisena tapahtumasi yleisilmeen kanssa. Avaa pyhää kolminaisuutta mitä, missä, milloin.

Vahvistus. Vahvistusviestit lähtevät automaattisesti ilmoittautumissivustolta kaikille ilmoittautuneille. Mieti, mitä itse haluaisit tietää kun ilmoittaudut johonkin. Ehkä voisit vähintään liittää linkin omien tietojen muokkaamiseen, ilmoittautumisen perumiseen ja yhteystiedot lisäkysymyksiä varten? Tapahtumasivuston linkki on usein hyvä lisätä, moni ehtii jo unohtaa sen ilmoittauduttuaan, eikä löydä sitä enää mistään. Näin säästyt ainakin muutamilta sähköpostikyselyiltä. Tärkein viesti vahvistuksessa on ehkä kuitenkin kertoa mihin henkilö on ilmoittautunut, eli jälleen mitä, missä, milloin.

Tervetuloa. Muutamaa päivää ennen tapahtumaa on hyvä muistuttaa tulevasta tapahtumasta. Voit jakaa viime hetken ajankohtaista tietoa, listata mahdollisia tärkeitä yksityiskohtia ja kertoa kuinka tapahtumaan on helpointa saapua. Muistuta jälleen kerran mitä, missä, milloin.

Kiitos. Tapahtuman jälkeen osallistuja ei saa jäädä kuin nalli kalliolle. Kiitä häntä osallistumisesta, jaa sisältöä ja kerro kuinka arvostit hänen läsnäoloaan. Tavallaan kerrot taas mitä (tapahtui), missä ja milloin. Jos tiedät jo haluavasi hänet johonkin seuraavaan tilaisuuteen mukaan, voit vinkata hänelle tulevasta (uskallanko enää toistaa mitä, missä, milloin).

Näiden viestien lisäksi lähtee usein valtava määrä kohdennettuja sisältöjä eri kohderyhmille. On monenlaista tapahtuman visuaalista ilmettä, satoja eri linkkejä, vastaanottajaryhmiä, eri ilmoittautumiskategorioita, sms-viestejä, hashtagejä, tapahtuma-applikaatioita jne. Ja tässä listasin vain ns. perinteisen tapahtuman ”ulkopuolella" tapahtuvan viestinnän – varsinainen tapahtuman aikana tapahtuva viestintä on niin valtava kokonaisuus, että olkoot vaikka oma postauksensa. Nämä kaikki kun kasaa yhteen saa jonkinlaisen kuvan tapahtumaviestinnästä, ihanasta jatkuvasti kehittyvästä osa-alueesta, jonka mahdollisuudet ovat lähes rajattomat. Siinä voi joko onnistua tai epäonnistua, mutta olkoot sekin oma postauksensa...

Tapahtumaviestintä on kuin tuhansista yksityiskohdista rakentuva silta, joka rakentuu pala palalta vahvemmaksi ja lopulta kantaa osallistujan perille. Sen avulla luodaan ensivaikutelma, viritetään tunnetilat, vaikutetaan mielikuviin ja niiden myötä saavutettaviin tuloksiin. Parhaimmillaan silta jää pysyväksi ja kehittyväksi yhteydeksi osallistujan ja järjestäjän välille. 

Voisi sanoa, että melkoinen voima yhdellä pienellä kutsulla.