Aktivoitumisopas: Näin vaikutat ja verkostoidut virtuaalitapahtumassa

Virtuaalitapahtuman osallistuja, isäntä tai esiintyjä voi olla aktiivinen, viedä omaa viestiään eteenpäin ja verkostoitua muiden osallistujien kanssa monien eri työkalujen avulla, ketterästi ja luontevasti. Kyse on ensisijaisesti asennemuutoksesta: halusta muuttua passiivisesta seuraajasta aktiiviseksi osallistujaksi. Kun ojennat kätesi ja teet aloitteen, muiden on helppo tarttua siihen. Aktiivisuus on kuin positiivinen virus, se leviää ja tarttuu nopeasti.

Näin voit hyödyntää erilaisia työkaluja ja alustojen ominaisuuksia:

1. Chat, Q&A tai muu vastaava kaikille avoin viestikanava

• Ole aktiivinen, kysy ja aloita merkityksellisiä keskusteluja.
• Kommentoi ja peukuta muiden kommentteja.
• Ole positiivinen, rakentava ja ymmärrä erilaisia näkökulmia.
• Jos chatin nimitiedot voi itse täyttää, merkitse koko nimesi ja organisaatio, jotta tulet näkyväksi.
• Kuuntele tapahtuman isäntäorganisaation ohjeistus ja työkalun käyttötarkoitus eli älä hämmennä tai varasta showta viesteilläsi.
• Muista näkökulma: ”Miten voin auttaa muita?” (Älä siis vain tuuttaa omaa viestiäsi.)
• Jos tilanne on sopiva, jaa esim. linkki LinkedIn-profiiliisi ja kerro, että verkostoidut mielelläsi.
• Jos olet puhujana, vastaa avoimesti ja rehellisesti saapuneisiin kysymyksiin ja kommentteihin.

2. Äänestykset, sanapilvet yms.

• Osallistu eli anna oma panoksesi tehtävään.
• Osallistuminen näissä on yleensä nimettömänä, joten mielipiteesi ei näy muille.
• Nosta mielenkiintoisia tuloksia tai huomioita chat-kanavaan tai muuhun vapaan keskustelun kanavaan tapahtuman alustalla – tai aloita uusi keskustelu vasta tapahtuman jälkeen esim. LinkedIn:ssä.
• Jos olet puhujana virtuaalitapahtumassa, hyödynnä äänestyksiä ja muita työkaluja, jotta oma esityksesi ei jää yksisuuntaiseksi yksinpuheluksi.

3. Kahdenväliset videotapaamiset ja chat-keskustelut

• Ehdota tapaamisia sellaisille henkilöille, jotka ovat
  a) sinulle kiinnostavia tai
  b) kiinnostuneet sinusta.
• Muista näkökulma: ”Miten voin auttaa muita?” 
• Suunnittele hyvin
  a) ensikontaktin viesti: herätä kiinnostus, jotta kohdehenkilö lupautuu videotapaamiseen tai keskusteluun
  b) videotapaamisen aloitus: pitchaa ytimekkäästi asiasi.
• Älä pidä yksinpuhelua, vaan kysy ja kuuntele.
• Varaa tarpeeksi aikaa: videotapaamisia kannattaa ehdottaa useimmiten 1–2 päivää ennen tapahtumaa, kun tapahtuma on jo tarpeeksi lähellä.
• Sovi jatkosta konkreettisesti.
• 5–15 min videotapaamisessa ehtii vaikka mitä!

4. Virtuaaliset näyttelyosastot

• Mene rohkeasti tapaamaan osaston isäntiä ja käytä työkaluja, jotka ovat tarjolla.
• Ole kiinnostunut ja kysele – hyvistä keskusteluista kumpuaa uusia kontakteja ja ajatuksia.
• Jos olet itse isäntänä osastolla, ota aktiivisesti kontaktia osaston kävijöihin ja avaa keskusteluja mukavalla jutustelulla, ei liian aggressiivisesti.
• Kaiken keskustelun ei tarvitse olla tuloshakuista, vaan rupattelu on toivottavaa samalla tavalla kuin perinteisilläkin osastoilla.
• Jos osasto on itsellesi tärkeä, jätä yhteystietosi ja herätä kiinnostus, olit sitten ostamassa tai myymässä.

5. Ryhmäkeskustelut

• Vapaamuotoinen ryhmäkeskustelu on vaikea laji: ihmisiä on paljon, eikä ryhmässä ole välttämättä agendaa – näihin kannattaa suhtautua kevyenä rupatteluna ja mahdollisuutena tutustua uusiin ihmisiin.
• Suunniteltu ryhmäkeskustelu (esim. ryhmätyö selkeällä agendalla) on taas tehokas tapa vaikuttaa ja verkostoitua – kuuntele huolella tehtävänanto, kysy ja kommentoi, ole positiivinen ja rakentava sekä mieti, miten voit omalta osaltasi auttaa ryhmää pääsemään tavoitteeseen.
• Jos itse vedät ryhmäkeskustelua, sovi etukäteen tarkat roolit muiden vastuullisten kanssa, koska yksi henkilö ei voi aktivoida, kirjata, esittää ja moderoida keskustelua.

6. Oma puheenvuoro tai muu esiintyminen

• Kohdenna sisältö tarkasti ja kunnioita yleisöäsi.
• Jos käytät esitysmateriaalia, rakenna siitä visuaalinen ja ”vähäsanainen”.
• Älä huuda viestiäsi yksin kalliolla, vaan keskustele yleisösi kanssa.
• Testaa laitteesi kamera ja ääniasetukset etukäteen: sijoita kamera silmien korkeudelle, käytä hyviä kuulokkeita ja varmista riittävä verkkoyhteys – muista myös tarkistaa tausta, huolehtia valaistuksesta, katsoa kameraan ja hymyillä.
• Rakasta kameran vihreää valoa! Kameran valo on suora linkki sinun ja yleisösi välillä.

Kun virtuaalitapahtuma lähestyy, käy etukäteen tutustumassa käytössä olevaan alustaan ja selvitä, mitkä työkalut ovat käytettävissä. Valmistaudu hyvin sekä teknisesti että henkisesti – on tärkeää myös virittäytyä oikeaan tunnelmaan. Jos sovit tai lupaat jotain tapahtuman aikana, muista pitää lupauksesi.

Virtuaalisessa tapahtumassa ei tarvitse eikä kannata vetää mitään roolia. Ole aidosti oma itsesi, se riittää. Pohjimmiltaan kyse on aina inhimillisten ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta, tapahtui se sitten kasvokkain tai virtuaalisessa tapahtumassa.

Esitykseni jälkeen kysyin osallistujilta, onko läppärin näyttö heidän mielestään este vai mahdollisuus, kun tavoitteena on verkostoitua ja vaikuttaa virtuaalitapahtumissa. 100% vastasi, että se on mahdollisuus. Ojennetaan siis käsi muille osallistujille, jätetään oma jälkemme tapahtumaan ja rakastetaan sitä kameran vihreää valoa. Aktivoidutaan yhdessä!