Virtuaalitapahtumaopas – 10 vinkkiä vaikuttavaan virtuaalitapahtumaan

Virtuaalitapahtuman avulla voidaan koskettaa, tavoittaa ja vaikuttaa – aivan kuten perinteisen livetapahtumankin avulla. Työkalut ja menetelmät ovat täysin erilaiset kuin livetapahtumassa, mutta ytimeltään kyse on täysin samasta asiasta: hyvin muotoilluista ihmisten välisistä kohtaamisista.

Määritelläänpä ensin, mitä virtuaalitapahtumalla tarkoitetaan. Löyhimmän määritelmän mukaan virtuaalitapahtuma on verkossa tapahtuva kokoontuminen, jossa suoraan videolähetykseen yhdistyy osallistujien vuorovaikutusta esim. kysymysten ja äänestysten kautta. Tiukemman määritelmän mukaan osallistujien tulee osallistua tapahtumaan aktiivisemmin ja sisältöä tulee olla tarjolla enemmän kuin vain yksi videolähetys, jotta tapahtumaa voidaan kutsua virtuaalitapahtumaksi. Me määrittelemme virtuaalitapahtuman näin:

Virtuaalitapahtuma on tavoitteellinen, kokemuksellinen ja kokonaan verkossa toteutettu tapahtuma, jossa osallistujat kohtaavat sekä isäntäorganisaation että muut osallistujat aktiivisesti. Tapahtumahetkeen sidottu osallistujakokemus ja vuorovaikutus erottavat virtuaalitapahtuman muusta verkossa tapahtuvasta markkinoinnista ja viestinnästä.

Perinteisissä livetapahtumissa voidaan hyödyntää tehokkaasti kaikkia aisteja ja luoda niiden avulla unohtumaton muistijälki tai oppimiskokemus. Virtuaalitapahtumassa pääpaino on näkö- ja kuuloaistissa, mutta muitakin aisteja voidaan jonkin verran hyödyntää. Virtuaalitapahtuman salainen ase on kuitenkin hetkeen sidottu kokemuksellinen vuorovaikutus. Sen avulla virtuaalitapahtuma ylittää tehokkuudessaan muut digitaaliset markkinointi- ja viestintäkanavat.

Kokosimme 10 kohdan vinkkilistan vaikuttavan ja kokemuksellisen virtuaalitapahtuman toteuttamiseksi.

1. Sisältö ja tarkoitus

Virtuaalitapahtumassa kaikki lähtee tarkoituksesta. Virtuaalitapahtuma ilman merkityksellistä sisältöä ja selkeää tarkoitusta on vain tyhjä kuori, joka ei kiinnosta eikä kosketa. Tärkein kysymys suunnittelun alussa onkin ”Miksi?”. Inspiraatioksi kannattaa katsoa Simon Sinekin TED Talk -klassikko ”Start with why”.

Sisällön suunnittelussa kaikki lähtee kohderyhmän eli osallistujien tarpeista. Mikä on tärkeää, merkityksellistä ja ajankohtaista – ei isäntäorganisaatiolle – vaan nimenomaan osallistujille. Virtuaalitapahtumasta poistuminen on äärimmäisen helppoa livetapahtumasta poistumiseen verrattuna, joten lupaus korkealaatuisesta sisällöstä täytyy lunastaa joka ikinen hetki. Sisällön jokaisen elementin täytyy olla osallistujille merkityksellistä, jotta osallistujat pysyvät linjoilla keskittyneesti ja aktiivisesti.

Koska kaikki aistit eivät ole käytössä virtuaalitapahtumassa, täytyy se ottaa huomioon myös sisällön suunnittelussa. Esimerkiksi huumorin ja ironian käyttö on vaikeaa, koska tunteet eivät välity samalla tavalla kuin livetapahtumassa. Myös kulttuurierot ovat haastavia, mutta toisaalta virtuaalitapahtuma saattaa yhdistää ihmisiä aivan uudella tavalla, kulttuurieroista huolimatta.

Esiintyminen virtuaalitapahtumassa on hyvin erilaista kuin esiintyminen livetapahtumassa. Osallistujia ja heidän reaktioitaan ei näe, joten esiintyjän täytyy valmistautua ja keskittyä huolellisesti. Esiintyjän tahattomat eleet, kuten vaikkapa hiusten sukiminen, väärään suuntaan katsominen tai huomion herpaantuminen, korostuvat ja nousevat valokeilaan. Ytimekkyyden vaatimus kasvaa virtuaalitapahtumassa ihan uusiin mittasuhteisiin – kukaan ei jaksa seurata asiasta eksynyttä höpöttelijää. Virtuaalitapahtumien asiantuntijoilta saa briiffausta, opastusta ja ohjausta virtuaaliseen esiintymiseen.

2. Kohderyhmä

Oman kohderyhmän tunteminen on aivan yhtä tärkeää virtuaalitapahtumassa kuin se on livetapahtumassakin. Ihan kaikki valinnat täytyy tehdä kohderyhmän ehdoilla: teknologiset valinnat, sisällön linjaukset, tyylilajivalinnat, tapahtumaviestintä, vuorovaikutusmenetelmät, käsikirjoitus ja ohjaus. Mikä toimii yhdelle kohderyhmälle voi olla täysin väärä valinta toiselle. Virtuaalitapahtuma on armoton: väärin kohdennettu sisältö tai muoto johtaa hyvin nopeasti vexitiin eli virtuaalitapahtuman exitiin. 

Ihan jokaisessa suunnittelun ja tuotannon vaiheessa tulee hypätä kohderyhmän kenkiin ja katsoa tilannetta sieltä käsin.

Juuri tällä hetkellä, tässä koronatilanteessa, on tärkeää miettiä, miten parhaiten voisi auttaa omaa kohderyhmäänsä. Kolme tärkeää arvoa mille tahansa kohderyhmälle ovat: empaattisuus, tarkoituksenmukaisuus ja lisäarvon tuottaminen. Näitä arvoja noudattamalla ei voi epäonnistua.

3. Osallistujakokemus

Kohderyhmälähtöinen ajattelu johdattelee seuraavaan tärkeään teemaan eli osallistujakokemuksen muotoiluun. Kaikki virtuaalitapahtuman kohtaamispisteet – eli kaikki ne hetket, kun osallistujaan ollaan kontaktissa ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen – täytyy suunnitella osallistujan näkökulmasta ja osallistujaa palvelevaksi. Tähän liittyy oleellisesti myös testaaminen eli kohtaamispisteiden läpikäyminen ja huolellinen testaus etukäteen.

Virtuaalitapahtuma on parhaimmillaan ja vaikuttavimmillaan immersiivinen kokemus. Termi tulee videopelimaailmasta ja tarkoittaa uppoamista ja keskittymistä tapahtuman maailmaan niin syvästi, että muu maailma unohtuu. Immersiivisen kokemuksen synnyttäminen vaatii huolellista suunnittelua, testaamista, ohjaamista ja myös rohkeutta. Rohkeutta erottautua valtavirrasta, rohkeutta avautua ja rohkeutta koskettaa.

4. Vuorovaikutus

Vuorovaikutus vain vuorovaikutuksen vuoksi on häiritsevää ja ärsyttävää. Vuorovaikutusta ei siis pidä suorittaa vain siksi, että niin kuuluu tehdä. Oleellista on merkityksellisyys. Vain merkityksellisestä vuorovaikutuksesta on hyötyä osallistujille ja isäntäorganisaatiolle.

Merkityksellinen ja hyvin moderoitu vuorovaikutus on tärkein syy siihen, miksi osallistuja haluaa osallistua virtuaalitapahtumaan eikä katsoa vain sen videotallennetta myöhemmin. Hetkeen sidottu vuorovaikutus on se oleellinen ja maaginen tekijä, joka erottaa virtuaalitapahtumat muusta verkkomarkkinoinnista ja -viestinnästä.

Vuorovaikutusta on virtuaalitapahtumassa monella eri tasolla, kuten livetapahtumassakin. Osallistuja voi olla vuorovaikutuksessa isäntäorganisaation kanssa, esiintyjien kanssa, muiden osallistujien kanssa sekä mahdollisten näytteilleasettajien tai muiden partnereiden kanssa. Vuorovaikutus voi olla yksinkertaisimmillaan chat-keskustelu tai osallistuminen äänestykseen ja syvimmillään videoneuvottelu tai vaikkapa videoworkshop.

Virtuaalitapahtuma tarjoaa livetapahtumaan verrattuna uudenlaisia mahdollisuuksia verkostoitumiseen, yhteisöllisyyden kokemiseen ja osallistujien heimoutumiseen. Kun kaikki ovat jo valmiiksi digitaalisesti samassa paikassa, on vuorovaikutuksen jatkaminen tapahtuman jälkeen helpompaa. Tärkeä teema ja oikeat ihmiset oikealla alustalla voivat olla avain uuden digitaalisen heimon syntymiseen.

5. Käsikirjoitus

Hyvin käsikirjoitettu virtuaalitapahtuma on ytimekäs, nopeatempoinen, sisällöllisesti vaihteleva, koskettava, vuorovaikutteinen, osallistava, kiinnostava, merkityksellinen sekä teknisesti ja visuaalisesti toimiva. Muoto muistuttaa laadukasta tv:n ajankohtaisohjelmaa. Käsikirjoittamisessa pätevät osittain samat lainalaisuudet kuin livetapahtumassakin, mutta erojakin on. Merkittävin ero liittyy aikaan: hyvä virtuaalitapahtuma on merkittävästi lyhyempi kuin livetapahtuma.

Virtuaalitapahtumaan osallistuminen on raskasta, koska suuri osa aisteista ei ole käytössä. Kun tulkinta täytyy tehdä vain näkö- ja kuuloaistin perusteella, videoyhteyden välityksellä, ihminen kuormittuu. Lisäksi keskittymiskyky herpaantuu nopeasti ja mielenkiinto lopahtaa, jos sisältö ja toteutus eivät vastaa vaatimuksia. Siksi ytimekkyys on ratkaisevan tärkeää. Muutama yleissääntö aikataulutuksen tueksi:

• Kokonaiskeston tulee olla merkittävästi lyhyempi kuin vastaavan teeman livetapahtuman. Jaa livetapahtuman kokonaiskesto kolmella tai neljällä, niin saat sopivan pituisen virtuaalitapahtuman.
• Pitkäkestoinenkin virtuaalitapahtuma voi toimia, jos se sisältää runsaasti erilaisia elementtejä, esim. rinnakkaisia puheenvuoroja, messuständejä, workshoppeja ja osallistujatapaamisia. Tällöin tarkoitus ei ole, että kaikki seuraavat yhtä aikaa samaa ohjelmaa, vaan osallistujat voivat räätälöidä oman ohjelmansa vapaasti.
• Yksittäisen seurattavan osion maksimikesto on noin 45 minuuttia. Sen pitempää aikaa ihminen ei pysty keskittyneesti yhtäjaksoisesti seuraamaan.
• Taukoja kannattaa olla useita, mutta ne voivat olla lyhyitä. Viidessä minuutissa osallistujat ehtivät hoitaa tarvittavat muut askareet tai tehdä pienen taukojumpan.
• Todella intensiivisen seuraamisen maksimiaika on noin seitsemän minuuttia. Siksi puheenvuorojen ja muiden ohjelmaelementtien kannattaa olla lyhyitä.
• Vuorovaikutusta on pidettävä koko ajan yllä, jotta mielenkiinto ei lopahda. Lyhyitä ja merkityksellisiä vuorovaikutteisia elementtejä kannattaa lisätä käsikirjoitukseen tiheästi.

Tuloksellisuus ja tehokkuus eivät sulje pois iloa, yllätyksiä ja leikkisyyttä – päinvastoin. Erilaisten tunteiden kokeminen virtuaalitapahtumassa on todella tärkeää, jotta sen avulla saadaan luotua aitoja vaikutuksia. Pelkän asiasisällön voi välittää sähköpostissa, videolla tai tiedotteessa. Jaettujen tunteiden ja kokemusten avulla taas synnytetään yhteisöllisyyttä, joka on mahdollista vain virtuaalitapahtumassa (tai livetapahtumassa). Siksi onkin tärkeää tuoda käsikirjoitukseen myös yllättäviä elementtejä, hauskuutta, kevyempiä elementtejä tai pelillisyyttä.

Dramaturgian lait ovat virtuaalitapahtumassa aivan yhtä tärkeitä kuin livetapahtumassakin. Oleellista on kirjoittaa virtuaalitapahtumalle selkeä ja kiinnostava tarina sekä suunnitella huolellisesti etukäteen selkeä alku, keskikohta ja loppu.

6. Moderaattori

Moderaattorin merkitys käsikirjoituksen täytäntöönpanossa on ratkaiseva. Hyvä moderaattori ymmärtää kohderyhmää, johdattelee osallistujien kokemusta tyylikkäästi eteenpäin, tuntee sisällön riittävällä tasolla, puhuu vain merkityksellisiä asioita, viestii selkeästi ja ymmärrettävästi, innostaa, osallistaa ja luo tunteen siitä, että etäosallistuja ei ole yksin vaan yhdessä muiden kanssa.

Virtuaalitapahtuman moderointi eroaa suuresti livetapahtuman moderoinnista. Kaikki osallistujat ovat etäyhteyden päässä ja mahdollisesti myös osa esiintyjistä puhuu tai esiintyy etänä. Moderaattorin tärkeä tehtävä on nitoa kaikki yhteen ja rakentaa kaikille tunne yhteisestä kokemuksesta. Se vaatii teknisiä taitoja, dramaturgian ymmärrystä ja empatiakykyä. Paraskin moderaattori vaatii tuekseen huipputason ohjauksen.

7. Ohjaus

Huippuluokan ohjaus on proaktiivista, selkeästi johdettua ja perustuu huolella tehtyyn käsikirjoitukseen. Kaikkien eri toimijoiden rajapinnat ja vastuualueet on määritelty etukäteen tarkasti. Ohjausorganisaatio on selkeä ja yksinkertainen linjaorganisaatio.

Ohjattavien osa-alueiden ja elementtien määrä riippuu täysin virtuaalitapahtuman rakenteesta. Lähtökohtaisesti kaikkia toimintoja ohjataan proaktiivisesti:

• Tekninen toteutus vaatii oman pääohjaajan, jonka alla on useita eri osa-alueiden ohjaajia, kuten esim. kameraohjaus, video-ohjaus, streamauksen ohjaus ja äänitekniikan ohjaus.
• Esiintyjien ohjaaminen on todella tärkeää riippumatta siitä, ovatko esiintyjät studiossa vai etänä. Esiintyjien ohjaamisessa korostuu myös huolellinen ennakkobriiffaus ja harjoittelu. Hyvän ohjauksen tuella esiintyjät voivat keskittyä oleelliseen eli omaan esitykseensä.
• Kaikkia vuorovaikutteisia kanavia ja alustoja täytyy ohjata ja moderoida aktiivisesti. Esimerkiksi äänestys- ja kysymyskanava vaatii huolellista ohjaamista, jotta kokemus on osallistujille toimiva ja oikea-aikainen. Osallistujien välisten keskinäisten kohtaamisten ohjaaminen (esim. ennalta sovitut videotapaamiset) on myös oma selkeä osa-alueensa, joka vaatii ohjaamista.
• Jos virtuaalitapahtumassa on useita rinnakkaisia sisältöjä, esim. rinnakkaisseminaareja tai messuständejä, vaatii kukin rinnakkainen sisältö oman ohjauksen.

Huonosti ohjatun virtuaalitapahtuman tunnistaa helposti: tekninen toteutus tökkii, tapahtuman aikainen viestintä on epäselvää ja virheellistä (tai sitä ei ole lainkaan), moderaattori tai esiintyjät joutuvat ratkomaan teknisiä ongelmia, aikataulu ei pidä, vuorovaikutus on toteutettu huonosti ja se tuntuu irralliselta sekä tärkeimpänä tunnistuskeinona – osallistujan keskittyminen herpaantuu ja ärsyyntyminen nousee.

8. Tekninen toteutus

Moni aloittaa virtuaalitapahtuman suunnittelun teknisen ratkaisun valinnalla. Joissain erikoistilanteissa se voi olla järkevää, mutta useimmiten silloin mennään peppu edellä puuhun. Tekninen alusta (ns. platform) virtuaalitapahtumassa on sama asia kuin tapahtumapaikka livetapahtumassa. Eihän kukaan myöskään varaa ensin Finlandia-salia ja ala vasta sen jälkeen pohtimaan, mitä, kenelle ja miksi ollaan tekemässä. Ensin siis määritellään tarkoitus, kohderyhmä ja sisältö ja vasta sen jälkeen pohditaan, millainen teknologinen ratkaisu olisi tässä tilanteessa paras.

Virtuaalitapahtuman teknistä toteutusta voi ajatella kahden ääripään välillä:

• Yksinkertainen toteutus sisältää studiotasoisen livelähetyksen, johon on kytketty mukaan simppeliä vuorovaikutusta, kuten äänestyksiä ja Q&A.
• Toisessa ääripäässä on kolmiulotteiseen digitaaliseen maailmaan toteutettu tapahtumatila, jossa osallistujan itse tuunaama avatar liikkuu, kohtaa muita osallistujia, käy tutustumassa räätälöityihin 3D-messuosastoihin sekä kokee erilaisia VR-, AR- ja hologrammiteknologialla toteutettuja elämyksiä.

Useimmiten virtuaalitapahtuma lähetetään studiosta, joka vastaa tekniseltä varustelultaan tv-studiota. Virtuaalitapahtuman studio vastaa livetapahtuman esiintymislavaa. Osa esiintyjistä ja ohjelmasta voidaan ajaa etänä, vaikka kotisohvaltaan, mutta ainakin moderaattorin on tärkeää johtaa kokonaisuutta studiolta. Studion tekninen ja visuaalinen ilme on täysin räätälöitävissä – esim. green screen -tekniikalla voidaan luoda täysin isäntäorganisaation brändin mukaan räätälöity studio.

Tärkeintä on aluksi määritellä, mikä on virtuaalitapahtuman tarkoitus ja mitä sillä tavoitellaan. Jos osallistujien väliset videokohtaamiset ovat tärkein tavoite, kannattaa valita tekninen alusta, joka on rakennettu nimenomaan sitä varten. Jos taas halutaan tarjota osallistujille valittavaksi paljon rinnakkaista sisältöä, kuten rinnakkaisseminaareja ja messuosastoja, kannattaa valita online-kongresseille suunniteltu alusta. Eri alustoilla on erilaisia vahvuuksia ja samalla myös heikkouksia, joten valinta kannattaa tehdä tapahtuman tarkoituksen pohjalta.

Kohderyhmä vaikuttaa merkittävästi siihen, millainen tekninen ratkaisu on toimivin. Digitaalisesti kyvykkäälle kohderyhmälle voi tarjota hyvinkin monimuotoista virtuaalista ratkaisua, kun taas toiselle kohderyhmälle kaikkein tärkeintä voi olla tapahtumaan liittymisen helppous. Käyttäjälähtöiset haasteet ovat juuri nyt suurimmillaan, kun suurin osa osallistuu kotoaan käsin. Haasteita aiheuttavat ainakin kotiverkkoyhteyksien kapasiteetit, osallistujien käyttämät ohjelmistot ja niiden päivitystilanne sekä osallistujien osaamistaso. 

9. Tapahtumaviestintä

Suunnitelmallinen, selkeä ja oikea-aikainen tapahtumaviestintä on virtuaalitapahtumissa äärimmäisen tärkeää. Tapahtumaviestintä on suora ja välitön linkki osallistujaan ennen tapahtumaa, sen aikana ja tapahtuman jälkeen.

Tapahtumaviestinnän merkitys virtuaalitapahtumassa:

• Ennen tapahtumaa: osallistujien tekninen varautuminen ja valmistautuminen
• Ennen tapahtumaa: osallistujien henkinen valmistautuminen ja keskittyminen
• Ennen tapahtumaa: osallistujien innostuksen ja uteliaisuuden kasvattaminen
• Tapahtuman aikana: ohjaus ja opastus sekä osallistujien kysymyksiin vastaaminen kaikissa käytössä olevissa kanavissa
• Tapahtuman jälkeen: tiedon ja materiaalien jako
• Tapahtuman jälkeen: palautteen ja tulosten kerääminen
• Tapahtuman jälkeen: osallistujien aktivointi sekä digitaalisten verkostojen, yhteisöjen ja heimojen mahdollistaminen.
  

10. Tietoturva

Virtuaalitapahtuman tietoturvaa voidaan tarkastella monella eri tasolla. Virtuaalitapahtumaan osallistuminen voi vaatia vahvaa tunnistautumista pankkitunnuksin – näin voidaan toimia esim. pörssiyhtiön yhtiökokouksessa. Huomattavasti kevyemmän tason osallistumisrajaus on henkilökohtainen kirjautumiskoodi tai linkki, jonka avulla pääsee sisään tapahtumaan. Moni tapahtuma taas toteutetaan yhdellä yhteisellä linkillä, jolloin periaatteessa kuka tahansa linkin saanut pääsee tapahtumaan. Tunnistautumisen tarve riippuu tietysti tapahtuman luonteesta.

Kotiverkkoyhteydet ovat usein huomattavasti heikommin suojattuja kuin yritysten tai organisaatioiden omat verkot. Tämä kannattaa ottaa huomioon, jos osa kohderyhmästä osallistuu kotoaan käsin.

Virtuaalitapahtuman keskustelujen, chattien ja muiden vuorovaikutuskanavien sisältömoderaattorit vastaavat livetapahtuman järjestysmiehiä ja vartijoita. On tärkeää pitää keskustelut raiteillaan, poistaa asiattomuudet sekä vastata aktiivisesti ja kohteliaasti.

Tietoturvaan linkittyy myös osallistujien anonymiteetin taso vuorovaikutustilanteissa: kirjoitetaanko kysymyksiä ja kommentteja omalla nimellä ja kasvokuvalla vai anonyymillä nimimerkillä. Riippuu tilanteesta, millainen ratkaisu on toimivin osallistujakokemuksen, keskustelun sävyn ja tietoturvan kannalta.

Virtuaalitapahtumalla on mahdollisuus koskettaa, tavoittaa ja vaikuttaa. Luurit korvilla omassa etätyötilassa on täysin mahdollista upota tapahtuman sisältöön sekä unohtaa ympäröivä maailma ja arjen murheet. Olo onnistuneen ja vaikuttavan virtuaalitapahtuman jälkeen on innostunut, energinen ja yhteisöllinen.

Autamme mielellämme virtuaalisessa vaikuttamisessa. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan paras ja vaikuttavin ratkaisu juuri teidän organisaatiollenne.