Tunteita ruudun tuolla puolen

Oletko viime kuukausina kokenut suuria tunteita läppärisi ruudun välityksellä? Oletko vaikuttunut, innostunut, liikuttunut, iloinnut? Oletko kokenut yhteenkuuluvaisuudentunnetta tai luottamusta? Oletko inspiroitunut tai kokenut kiitollisuutta? Mahtavaa, jos olet. Ja vielä mahtavampaa, jos olet kokenut niitä virtuaalisessa tapahtumassa.

Perinteisessä livetapahtumassa ovat käytössä kaikki aistit: näkö-, kuulo-, tunto-, haju- ja makuaisti. Niiden avulla saadaan luotua kokonaisvaltaisia kokemuksia, jotka ravistuttavat, koskettavat ja aiheuttavat tunteita. Virtuaalitapahtumassa taas ovat käytössä ainoastaan näkö- ja kuuloaisti ja näköaistikin vain kaksiulotteisena. Lisäksi virtuaalista tapahtumaa seurataan useimmiten yksin, ilman yhteisöä ja sen luomaa tunnelmaa. Miten herättää tunteita virtuaalitapahtumassa, ruudun tuolla puolen?

Virtuaalitapahtuman suunnittelun työkalupakki on huomattavasti pienempi kuin livetapahtuman työkalupakki. Kohtaamisen tilanne on myös paljon rajatumpi, teknisempi ja armottomampi. Toisaalta välissä oleva ruutu erottaa ja etäännyttää, mutta toisaalta taas kameran lähikuva tuo kaiken ihan lähelle. Virheet, epävarmuus ja hämmennys nousevat läppärin näytöllä armottomasti esiin. Mutta yhtä lailla lähikuvaan nostettu hymy, tuikkiva katse ja haltioituminen välittyvät vahvana ruudun toiselle puolelle. Koska työkalupakki on pienempi, sitä pitää osata käyttää erityisen hyvin.

Virtuaalinen tapahtuma voi olla visuaalisesti näyttävä ja teknisesti loistelias – mutta samaan aikaan täysin kliininen ja kylmä. Jos tapahtuma ei herätä tunteita, ei se saa aikaan myöskään tuloksia. Toisaalta teknisesti heikkolaatuinen virtuaalitapahtuma voi herättää ärtymystä, turhautumista ja pettymystä. Ne ovat kyllä tunteita, mutta eivät kovin positiivisia sellaisia. Ratkaisevaa on siis herättää sellaisia positiivisia tunteita, jotka linkittyvät suoraan tapahtuman tavoitteisiin.

Positiivisten tunteiden herättäminen on hyvin yksinkertaista: ole aito ja rohkea.

1. Ole aito

Aitouden vastakohtia ovat esittäminen, vääristely, vilpillisyys ja teennäisyys. Kukaan ei varmasti pyri tietoisesti esiintymään virtuaalitapahtumassa teennäisesti tai vilpillisesti. Kuitenkin esimerkiksi yletön virallisuus, tärkeiden asioiden väistely tai epäonnistumisen pelko saattavat luoda virtuaalitapahtumaan teennäisen tai vilpillisen tunnelman. Tunne epäaitoudesta tai vilpillisyydestä on niin voimakas, että se rökittää kaikki muut tunteet. Osallistuja ei enää kuule, näe eikä ymmärrä viestejä, jos hän kokee tilanteen epäaidoksi.

Aitous rakentuu inhimillisyydestä, rehellisyydestä, tunneälystä ja tilannetajusta. Se kasvaa vuorovaikutuksessa, kuunnellen.

Miten sitten rakentaa virtuaalinen tapahtuma, joka tuntuu aidolta? Ratkaisevaan rooliin nousevat kaikki esiintyjät, erityisesti juontaja tai moderaattori. Myös tapahtumaviestinnän sisältö, sävy ja oikea-aikaisuus ovat tärkeitä. Kolmas ja kriittinen tekijä on tietysti sisältö – mistä puhutaan ja millä tavalla puhutaan. Muutama konkreettinen ohje aidon virtuaalisen tapahtuman suunnittelun tueksi:

• Briiffaa kaikki esiintyjät huolellisesti sekä ennen tapahtumaa että sen aikana. Korosta, että esiintyjä saa olla oma itsensä. Kerro, että juontaja tai moderaattori huolehtii tapahtuman kulusta, tunnelmasta ja osallistujien kanssa käytävästä vuorovaikutuksesta. Kerro, että ohjaajat ja tekniikkatiimi huolehtivat teknisestä toteutuksesta, joten esiintyjä voi keskittyä vain omaan suoritukseensa. Käy läpi ajatuksella sisällöllinen kokonaisuus, kohderyhmä ja tavoitteet. Luo esiintyjälle tunne, että hän on turvallisessa kuplassa, jossa hän saa kohdata virtuaalitapahtuman osallistujat. Häivytä tekniikka taka-alalle ja tuo osallistujat ruudun takaa kosketusetäisyydelle. Korosta kohtaamista, vuorovaikutusta ja ihmisiä. Kun esiintyjä, oli kyseessä ammattilainen tai amatööri, kokee olonsa turvalliseksi, pystyy hän todennäköisemmin olemaan kameroiden edessä aito oma itsensä.
• Briiffaa juontaja/moderaattori huolellisesti sekä ennen tapahtumaa että sen aikana. Kerro tapahtumasi tyylilaji ja äänensävy. Käy läpi ajatuksella sisällöllinen kokonaisuus, kohderyhmä ja tavoitteet. Rakenna tarkka ja tavoitteisiin sopiva käsikirjoitus. Huolehdi, että ohjaajat ja tekniikkatiimi hoitavat teknisen toteutuksen, jolloin moderaattori voi keskittyä omaan työhönsä. Keskustele moderaattorin kanssa sekä suuret linjat että pienet yksityiskohdat. The devil is in the detail – usein vähäpätöiseltä vaikuttava seikka, kuten mikroilme tai hymähdys väärässä kohdassa, voi kääntää tunnelman epäaidoksi. Siksi on äärimmäisen tärkeää, että moderaattori tietää ja ymmärtää tapahtumasta paljon muutakin kuin vain perusasiat. Ammattimoderaattorikin on parhaimmillaan turvakuplassa – vaikka ammattilainen hanskaa sekavatkin tilanteet, on hän taatusti säkenöivin oma itsensä silloin kun käsikirjoitus, ohjaus ja tekniikka sujuvat kuin ajatus.
• Suunnittele ja toteuta tapahtumaviestintä osallistujien näkökulmasta. Kuulostaa tosi simppeliltä, mutta vaatii todellisuudessa paljon selvitystyötä ja testaamista. Ihmiset ovat erilaisia ja siksi tapahtumaviestintä pitää suunnitella aina juuri oman kohderyhmän kannalta. Viesti kohderyhmällesi oikea-aikaisesti, oikeissa kanavissa ja riittävän usein. Jätä osallistujille aikaa reagoida ja testata. Aloita viestintä hyvissä ajoin ja kerro, miten osallistujan kannattaa valmistautua. Kerro tekniset ohjeet mahdollisimman selkeästi ja yksiselitteisesti. Anna teknistä tukea. Ole tavoitettavissa. Vastaa ystävällisesti ja nopeasti. Rakenna tapahtumaviestinnällä myös odotuksia ja innostusta. Hyvin valmistautunut ja innostunut osallistuja on valmis vaikuttumaan, liikuttumaan tai inspiroitumaan.
• Suunnittele kiinnostava sisältö ja viesti se selkeästi, johdonmukaisesti ja ytimekkäästi. Älä lavertele, älä kierrä vaikeita asioita, älä käytä kapulakieltä. Jos et jostain syystä voi kertoa asioista rehellisesti, älä järjestä virtuaalitapahtumaa. Jos et tiedä jotain asiaa, kerro se suoraan. Jos sisältöön liittyy vaikeita tai kiistanalaisia asioita, puhu niistä mahdollisimman suoraan, rehellisesti ja avoimesti. Jos sisältöön liittyy positiivisia tai iloisia asioita, kerro niistäkin suoraan: kehu kollegaa, nosta onnistuminen parrasvaloihin ja kiitä kun aihetta on. Antaudu vuorovaikutukseen osallistujien kanssa. Vastaa kysymyksiin, vaikeisiinkin.

Rohkeus voi näyttäytyä virtuaalitapahtumassa monin eri tavoin – se voi olla uskallusta tehdä asioita uudella tavalla, uskallusta ottaa kantaa, uskallusta heittäytyä, uskallusta nostaa vaikeatkin asiat esiin, uskallusta asettua haavoittuvaan asemaan tai uskallusta asettaa vaativia tavoitteita. Ihmiset arvostavat rohkeutta ja suhtautuvat rohkeita asioita tekeviin empaattisesti, tukien.
Rohkea toiminta sisältää aina epäonnistumisen mahdollisuuden. Epäonnistuminen on inhimillistä ja se voi aiheuttaa osallistujissa syvää myötätuntoa, tukea ja liikutusta. Onnistuminen taas voi räjäyttää pankin ja saada osallistujat yhteisen riemun valtaan. Lähtökohtaisesti rohkeus siis palkitaan aina, kävi miten kävi.

Rohkeus voi kulkea suurissa ja näyttävissä saappaissa tai se voi välittyä pienistä eleistä. Riippuu tapahtuman luonteesta, sisällöstä, tavoitteista ja kohderyhmästä, millaista rohkeutta kaivataan. Rohkeutta voi tukea ja sille voi antaa tilaa. Kannattaa korostaa kaikille esiintyjille, että rohkeus on sekä sallittua että toivottavaa. Kannattaa myös asettaa rohkeus yhdeksi tapahtuman tavoitteeksi.

Aitojen, rohkeiden ja tunteisiin menevien virtuaalitapahtumien syksyä kaikille!